Em administração de tempo, a palavra mais importante pode ser um simples “não”.

As pessoas exigem nosso tempo e energia. Saber dizer “não” é uma habilidade fundamental.

Se alguém lhe pedir para fazer alguma coisa, pergunte exatamente o que lhe custará.

Caso decida recusar o pedido, faça o seguinte:

  • Dê um bom motivo;
  • Seja diplomático;
  • Sugira uma troca, propondo outra forma de ajudar;

Muitas vezes é difícil dizer “não” ao ser convocado para reuniões ou comitês. Mas você pode se negar, pelo menos, a fazer coisas que desperdicem seu tempo e sua energia.

saiba dizer nao

Se você estiver no comando:

  • Crie uma agenda e distribua a todos os participantes da reunião com 24 horas de antecedência;
  • Determine um horário para iniciar e comece na hora marcada;
  • Estabeleça a hora de encerramento. Reuniões breves tendem a focar melhor o tema;
  • Determine claramente os objetivos;
  • Seja sensato na escolha dos tópicos que irão ser discutidos;
  • Convoque para as reuniões somente as pessoas necessárias;
  • Nunca faça reuniões apenas por hábito;
  • Não escale uma equipe completa para uma tarefa que pode ser perfeitamente executada por uma única pessoa;
  • Estimule a produtividade na reunião através de uma boa iluminação, temperatura agradável, uma arrumação equilibrada dos lugares e liberdade para interrupções;
  • Faça uma lista das ideias que surgirem. Se sobrar tempo, desenvolva-as melhor;
  • Faça uma resumo de todas as conclusões, decisões e designações de tarefas ao final de cada reunião;
  • Distribua uma ata da reunião a todos os participantes incluindo todos os acertos e conclusões;

Se você não for o responsável pela convocação da reunião, ajude a pessoa que está no comando a torná-la mais produtiva. Ofereça-se para fazer uma agenda ou anotar os detalhes do que foi discutido e redigir uma ata. Ao menos sugira que ela distribua uma programação do evento e determine o horário de conclusão. Você pode propor a criação de um “cesto de ideias”. Se não houver jeito de dizer “não” para a reunião, pelo menos diga “sim” para as maneiras de melhorá-la.

Aqui estão mais três recomendações:

  • Saiba também dizer “sim” – em certos casos, é possível que você possa dizer “sim” para uma solicitação à qual normalmente diria “não”. Encontre estratégias para produzir resultados satisfatórios e, ao mesmo tempo, desgastar-se menos;
  • Seja corajoso e honesto – é comum as pessoas dizerem “Deixe-me pensar um pouco para ver se posso…” como uma desculpa para não dizer “não” imediatamente – ou mesmo para tornar a recusa desnecessária. Se você não pode ou não quer fazer alguma coisa, diga logo, na hora e no local em que estiver. Atrasar uma decisão somente é justificável em situações complicadas;
  • Faça uma lista das responsabilidades que você deveria ter recusado – De que maneira você pode evitar esse tipo de incumbência no futuro? É claro que algumas vezes razões “políticas” tornam impossível dizer “não”.

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